Política de privacidad

1. Responsable, alcance y marca blanca

Cristian Jesus Celis Gutierrez opera el servicio Konfirma y es responsable del tratamiento que realiza para administrar el servicio, sus cuentas y sus funciones. El canal de atención de datos personales de Konfirma y Te Konfirma es konfirma.soporte@gmail.com.

Esta política cubre Konfirma, su panel, sus aplicaciones y la operación tecnológica de Te Konfirma, la marca blanca distribuida por FenixRed. El nombre o logo que aparece en la aplicación no cambia quién opera el servicio.

El negocio decide qué cuentas bancarias, fuentes y personas de su equipo vincula, y debe contar con una base legítima para compartir sus datos. Cuando Konfirma trata información por instrucciones del negocio, actúa como encargado de ese tratamiento, sin sustituir las obligaciones del negocio frente a sus titulares.

FenixRed atiende la relación comercial que acuerdes con ese distribuidor. Los datos que le entregues para ventas, cobros o atención comercial están sujetos a sus propios avisos y responsabilidades. Si un distribuidor trata datos por cuenta de Konfirma, debe hacerlo bajo instrucciones y confidencialidad; la marca blanca no le concede por sí sola acceso general a los correos o pagos de los negocios. Puedes presentar las solicitudes sobre la operación de Konfirma y Te Konfirma directamente al canal indicado arriba.

El tratamiento se rige por la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación aplicable en Colombia.

2. Información que se trata

• Cuenta y negocio: nombre, correo o celular de acceso y contacto, credenciales de autenticación, configuración del negocio, sucursales, plan y registros de su administración.
• Equipo: nombre, usuario, permisos, horario y sucursal de las personas autorizadas, así como los cierres de caja y acciones que registren.
• Alertas y pagos: datos disponibles en avisos bancarios y comprobantes, como monto, fecha, referencia, entidad, datos de la cuenta y nombre del remitente del pago.
• Correo: remitente, destino, asunto, fecha, identificadores, contenido y resultado del procesamiento de los avisos reenviados. De la conexión de lectura de Gmail, cuando la autorices, se guardan los datos del pago extraídos del aviso, su remitente, asunto, fecha, identificadores y el resultado de la verificación de la firma del banco, no el texto del correo. También pueden recibirse confirmaciones de reenvío o mensajes que el sistema no consiga interpretar.
• Comprobantes por WhatsApp, cuando uses esa función: número del remitente, imagen enviada, datos extraídos y resultado del cruce. Se conserva una copia de cada imagen recibida, con la hora de llegada y de respuesta, la persona y la sucursal que la envió y el resultado, como respaldo del negocio ante auditorías y reclamos. El dueño del negocio las ve en su panel; el operador del servicio accede a ellas para soporte y para entregarlas cuando el negocio las solicite. Se eliminan a los 365 días. WhatsApp y sus proveedores pueden conservar la imagen conforme a sus políticas.
• Dispositivo y conexión: identificadores de sesión y notificaciones, versión de la app, fabricante y modelo, estado de permisos, mensajes pendientes y periodos sin señal o internet.
• Autorizaciones y soporte: versión y fecha de aceptación, canal, usuario, navegador o dispositivo, y la información que envíes al solicitar ayuda.
• Navegación: la web utiliza analítica técnica; la página comercial puede utilizar píxeles de medición publicitaria cuando estén configurados. Esa medición es distinta del procesamiento de correos, SMS y pagos.

No necesitamos tus claves bancarias, códigos OTP ni claves para autorizar transferencias. No los envíes al servicio o a soporte. Configura únicamente las alertas necesarias para tu negocio y evita reenviar mensajes personales ajenos a esa finalidad.

3. Autorización y prueba de aceptación

Antes de utilizar las funciones que requieren autorización se presenta su alcance. Al entrar por primera vez al panel o a la app, el dueño acepta los términos y esta política mediante una acción expresa, sin casillas marcadas de antemano. Se conserva la versión, fecha, canal, usuario y navegador o dispositivo como prueba. Cuando cambia la versión exigida por el servicio, se pide una nueva aceptación.

La aceptación de estos documentos no reemplaza el permiso de Google ni la autorización específica del lector de SMS y del sistema Android. Rechazar un permiso impide activar la función correspondiente; no autoriza a Konfirma a acceder por otra vía a esa fuente.

4. Correo y conexiones opcionales de Gmail

El servicio recibe las alertas que reenvías a la dirección asignada a tu negocio y procesa su contenido para registrar pagos. Configurar ese reenvío no da acceso al resto de tu buzón.

La conexión opcional «Conectar con Gmail» solicita únicamente el permiso gmail.readonly para identificar los avisos de pagos de Nequi y extraer del cuerpo los datos necesarios para registrar el pago, sin configurar reenvíos. No solicita permisos para crear filtros ni cambiar la configuración de Gmail. Aceptar esta política no activa la conexión: debes autorizarla expresamente en Google.

El permiso de Google permite técnicamente leer mensajes de toda la cuenta que selecciones; Google no lo limita a Nequi ni a un remitente concreto. Konfirma solo consulta el remitente, el asunto y las etiquetas de los mensajes; descarga el contenido únicamente de los avisos de pago de Nequi y solo registra los que llevan la firma digital válida de Nequi. Los demás mensajes se descartan sin descargar su contenido. La conexión no envía, borra ni modifica mensajes o filtros, ni importa tu buzón. Puede consultar avisos anteriores cuando sea necesario para completar o recuperar la sincronización.

Del aviso se guardan solo los datos necesarios para registrar el pago: monto, fecha y hora, nombre de quien paga, referencia, cuenta de destino y el resultado de la firma del banco. El texto del correo no se guarda: el aviso original permanece en tu Gmail. Si un aviso no se puede interpretar, su texto se conserva hasta tres días solo para reintentar su lectura de forma automática, sin acceso del personal, y después se borra.

Para mantener esa lectura cuando no tengas abierta la app, la modalidad utiliza credenciales de acceso y renovación guardadas cifradas en el servidor mientras la conexión esté activa. También mantiene los identificadores necesarios para sincronizar y recibir avisos de cambios del buzón. Estos avisos no son el correo completo: el servicio consulta los mensajes relevantes mediante la API. Las credenciales no se entregan al distribuidor ni a otros negocios.

Puedes detener la lectura desde el panel: abre el menú de cuenta, entra en «Conectar con Gmail» y pulsa «Desconectar». También puedes revocar el acceso en tu Cuenta de Google o solicitar ayuda al canal de soporte. Al desconectarla, se deja de consultar el buzón y se eliminan las credenciales de esa conexión; esto no borra automáticamente los registros de pagos ya obtenidos, cuya conservación se explica más adelante. Si además existe un reenvío configurado, deberás detenerlo por separado.

5. Tratamiento específico de SMS

Después de tu autorización y del permiso de Android, Konfirma Lector recibe los SMS nuevos en segundo plano y los filtra localmente. Solo envía el texto, remitente y hora de los avisos de pagos recibidos de los remitentes bancarios configurados. El texto puede incluir datos de la transferencia o de su remitente según el aviso del banco.

No consulta mensajes anteriores, no envía SMS y no solicita acceso a contactos, llamadas o fotos para esta función. Los mensajes de otros remitentes y los que no informan pagos recibidos se ignoran. Los mensajes que contienen claves, códigos u OTP se descartan antes del envío.

La app registra la fecha y versión de la aceptación, junto con el modelo del celular y la versión de la app, y Konfirma conserva ese registro como prueba. La aceptación de los términos y la autorización del tratamiento de SMS se solicitan por separado, sin casillas marcadas por defecto y antes de habilitar el lector.

6. Finalidades y acceso a la información

La información se utiliza para autenticar a las personas autorizadas, registrar y consultar pagos, cruzar comprobantes, mostrar historial, totales y cierres, entregar avisos y anuncios de voz, administrar cuentas y planes, atender solicitudes y detectar errores o usos indebidos.

El acceso del equipo depende de los roles, turnos y sucursales configurados. El personal autorizado de operación puede acceder a los registros de reenvíos, SMS y pagos necesarios para atender soporte, revisar fallas o proteger el servicio, con los límites de la sección 7 para la información de Gmail. Cada ingreso a tu panel por soporte queda registrado con fecha y motivo. No envíes información bancaria que no sea necesaria para estas funciones.

Los correos, SMS, comprobantes y datos de pagos no se venden ni se utilizan para publicidad. Los datos obtenidos mediante las APIs de Google tampoco se destinan a perfiles comerciales, decisiones de crédito o entrenamiento de modelos de uso general.

7. Uso limitado de los datos de Google

El uso de información recibida de las APIs de Google y su transferencia a otras aplicaciones se adhiere a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

En concreto, para la información obtenida de Gmail:

• No se vende ni se usa para publicidad, perfiles comerciales o decisiones de crédito.
• No se usa para entrenar modelos de inteligencia artificial ni se envía a Gemini u otros servicios de IA.
• Ninguna persona de Konfirma lee tus correos. Los pagos obtenidos de Gmail solo los consulta el personal cuando pides soporte para un caso concreto, cuando es necesario por seguridad, por ejemplo para investigar un abuso, o cuando lo exige la ley.
• Solo se comparte con los proveedores necesarios para prestar la función, como el alojamiento del servicio y Google, o por seguridad u obligación legal.
• Las credenciales de acceso se guardan cifradas y se eliminan al desconectar Gmail.

8. Proveedores y procesamiento fuera de Colombia

• CloudMailin: recepción y entrega al servidor de los correos reenviados.
• Twilio y Meta/WhatsApp: recepción y respuesta de las consultas que realices por WhatsApp, incluidos sus archivos.
• Google: autorización de las conexiones opcionales de Gmail y, cuando se habilite la lectura autorizada, Gmail API y Cloud Pub/Sub para consultar avisos y recibir notificaciones de cambios; Firebase Cloud Messaging para avisos a dispositivos; y Gemini para extraer información de las imágenes de comprobantes enviadas a la función de consulta. Los mensajes obtenidos mediante Gmail API no se envían a Gemini para esta integración.
• Vercel y Railway: alojamiento del panel, del servidor y de la base de datos del servicio, según el componente. Vercel también proporciona la analítica técnica de la web.
• Meta y TikTok: medición de la página comercial cuando sus píxeles estén configurados; no reciben los correos, SMS o comprobantes para esa medición.

Según la función utilizada, estos proveedores procesan la información necesaria para prestarla y pueden operar fuera de Colombia. Las transmisiones y transferencias deben respetar las garantías y requisitos de la normativa aplicable; la aceptación de esta política no reemplaza esas obligaciones. Puedes consultar los proveedores y condiciones aplicables a tu servicio por el canal de datos personales.

9. Conservación y seguridad

El registro de entregas de correo tiene un periodo de conservación de 365 días; los registros vencidos se eliminan en las limpiezas del servicio. Ese plazo no implica borrar todas las copias de un aviso reenviado: su contenido asociado a pagos y los correos pendientes de interpretación también pueden formar parte de los registros operativos. Los avisos leídos desde Gmail no conservan su texto, salvo el plazo de reintento descrito en la sección 4.

Los datos de cuenta, pagos, comprobaciones, soporte y autorizaciones se conservan mientras sean necesarios para prestar el servicio, aclarar pagos, atender reclamaciones o cumplir obligaciones aplicables. Al terminar la relación o recibir una solicitud procedente, se evalúa su eliminación o anonimización. Si existe un deber de conservación, se informa su motivo y se restringe el uso a esa finalidad; no se promete una eliminación inmediata de todos los registros o respaldos.

En el celular, los mensajes pendientes se conservan para reintentar su envío y el historial visible se limita a los últimos treinta mensajes procesados. Cerrar sesión elimina el registro local del lector, pero no los datos ya recibidos por el servidor.

El lector envía información mediante HTTPS y protege su credencial local con el almacén de claves de Android. El servicio utiliza autenticación y controles de acceso por negocio. La conexión con Gmail usa la autorización de Google con verificación PKCE, guarda sus credenciales cifradas y solo registra avisos con la firma digital válida del banco. Ninguna conexión o medida de seguridad elimina por completo el riesgo de incidentes.

10. Desconexión, revocación y supresión

Solicitar la eliminación de tu cuenta y sus datos

Puedes detener los correos reenviados eliminando el filtro o el reenvío en tu proveedor. Revocar el permiso de Google no borra automáticamente un filtro ya creado. Cerrar sesión en la app de pagos tampoco detiene por sí solo un reenvío configurado en Gmail. Para detener la lectura directa, abre «Conectar con Gmail» en el menú de cuenta del panel y pulsa «Desconectar», o revoca el permiso en Google; cerrar sesión no sustituye esa desconexión.

El lector de SMS es opcional y puedes detenerlo cerrando su sesión, retirando su permiso en Android o desinstalándolo. Retirar permisos o desinstalar una app no elimina los datos ya enviados al servidor.

Para terminar el servicio, revocar la autorización de tratamiento o solicitar la supresión de datos de Konfirma o Te Konfirma, escribe al canal de datos personales. No necesitas que el distribuidor tramite la solicitud por ti. La atención puede requerir verificar tu identidad y las obligaciones de conservación. Al desconectar Gmail, sus credenciales se eliminan en ese momento. Si solicitas la supresión, los datos obtenidos de Gmail se eliminan o anonimizan dentro de los quince días hábiles del trámite de reclamos, salvo un deber de conservación que te informaremos.

11. Derechos, consultas y reclamos

Puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos, acceder a ellos gratuitamente, pedir prueba de tu autorización y conocer su uso. Puedes solicitar revocación o supresión cuando proceda y acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante el responsable.

Presenta tu solicitud a konfirma.soporte@gmail.com, indicando tu identidad, negocio relacionado, petición y documentos pertinentes. No envíes contraseñas ni códigos bancarios.

Las consultas se atienden en diez días hábiles desde su recibo; si se requiere una prórroga, se informan los motivos y una fecha que no exceda cinco días hábiles adicionales.

Los reclamos se resuelven en quince días hábiles desde el día siguiente a su recibo; una prórroga informada no supera ocho días hábiles adicionales. Si están incompletos se solicita completarlos en cinco días; dos meses sin respuesta implican desistimiento. Recibido el reclamo completo, se registra «reclamo en trámite» en dos días hábiles.

12. Menores y datos que no se solicitan

El servicio está dirigido a personas mayores de edad que actúan por sí mismas o por un negocio autorizado. No se solicita información de menores ni datos de salud, biometría, creencias u otras categorías sensibles para registrar pagos. Si adviertes que enviaste información ajena a esta finalidad, contacta al canal de datos personales.

13. Vigencia y cambios

La versión y fecha de actualización aparecen al inicio. La conservación de cada base o registro depende de las finalidades y criterios descritos en esta política.

Los cambios sustanciales se comunicarán por los canales del servicio. La lectura directa descrita solo se activa después de presentar su alcance y obtener el permiso de Google. Otros usos que requieran una nueva autorización se explicarán antes de activarlos. Aceptar esta versión no concede por adelantado acceso de lectura a tu buzón.